บทบาทของการบัญชีต้นทุนต่อการบริหาร

ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับการบัญชีต้นทุน บทบาทของการบัญชีต้นทุนต่อการบริหาร             การบริหารกิจการให้ประสบความสำเร็จนั้น ฝ่ายจัดการต้องมีกระบวนการจัดการที่ดี ซึ่งจะช่วยให้การบริหารงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล กระบวนการจัดการที่สำคัญประกอบด้วย 2.1 การวางแผน (Planning) หมายถึง การกำหนดแผนงานที่จะทำในอนาคตรวมถึงวีการทำงานเพื่อบรรลุวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้ แผนงานที่ดีต้องสอดคล้องกับนโยบาย และเป้าหมายของกิจการ การทำงานอย่างมีแผนงานชัดเจนจะช่วยให้พนักงานระดับปฏิบัติการทำงานอย่างถูกทิศทาง ส่งผลให้สามารถควบคุมการดำเนินการให้เป็นไปตามเป้าหมายขององค์การ ในกรณีที่มีปัญหาก็สามารถแก้ไขได้ถูกจุด และปรับแผนงานให้เหมาะสมกับสถานการณ์ได้ องค์กรที่มีขาดใหญ่ยิ่งจำเป็นต้องมีแผนงาน เพื่อประโยชน์ในการบริหารและติดตามผล เนื่องจากฝ่ายจัดการระดับสูงไม่สามารถจะควบคุมการทำงานได้อย่างทั่วถึง การกำหนดวัตถุประสงค์และแนวทางในการปฏิบัติงานนั้น โดยปกติแล้วจะต้องเป็นการวางแผนทั้งในระยะสั้นและระยะยาว ซึ่งข้อมูลทางด้านบัญชีต้นทุนและข้อมูลด้านอื่น ๆ ก็จะถูกนำมาทำการวิเคราะห์เพื่อการวางแผนเหล่านี้ เช่น การวางแผนในกลยุทธ์เกี่ยวกับการกำหนดระดับผลผลิต สัดส่วนการผลิต ราคาขาย การเลือกผลิตสินค้าที่มีความสามารถในการทำกำไรสูง การเพิ่มสายการผลิต การขยายโรงงาน การเปลี่ยนแปลงเทคโนโลยีและกระบวนการผลิต เป็นต้น             2.2 การจัดสายงานละการจัดหาบุคลากร (Organizing and Staffing) หมายถึง การจัดสายงานในองค์กรการจ้างบุคลากรที่เหมาะสมรวมถึงการฝึกอบรมพนักงาน โดยการมอบหมายอำนาจและหน้าที่ในสายงานจะต้องเป็นไปอย่างเหมาะสม และชัดเจน เพื่อให้เกิดทั้งความรับผิด และ รับชอบ กาจัดสายงานโดยปกติจะสอดคล้องกับแผนงานที่วางไว้ ในปัจจุบันได้นำการจัดทำบัญชีตามความรับผิดชอบมาใช้ในการจัดวางระบบข้อมูลเพื่อการวางแผนและควบคุมได้ยอย่างมีประสิทธิภาพ เช่น การจัดทำบัญชีตามความรับผิดชอบ การบัญชีต้นทุนกิจกรรม เป็นต้น             2.3 การอำนวยการ (Directing) หมายถึง กระบวนการบริหารงานประจำวันให้เป็นไปตามแผนงานที่วางไว้ การอำนวยการที่ดีต้องมีองค์ประกอบที่สำคัญ ได้แก่ การมีภาวะผู้นำ การลงมือปฏิบัติอย่างมีจังหวะเหมาะสมทั้งในเชิงรุกและเชิงรับ มีความเข้าใจและสื่อสารในการทำงาน รวมถึงมีการตัดสินใจที่ดีเมื่อถึงเวลาที่ต้องทำการตัดสินใจ ปัญหาและข้อขัดแย้งต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นในการปฏิบัติงานประจำวันจะต้องมีการแก้ไขให้หมดไปและทันเหตุการณ์เพื่อให้เกิดการประสานการทำงานที่ดีในสายงานขององค์กร ขั้นตอนการอำนวยการมีความสำคัญมาก เพราะช่วยปฏิบัติให้ดำเนินงานเป็นไปตามนโยบายและแผนได้ ซึ่งข้อมูลต่างๆ ที่ฝ่ายจัดการต้องการมาจากรายงานของสายงานต่าง ๆ ในขั้นตอนนี้             2.4 การควบคุม (Controlling) หมายถึง การควบคุมในทางบริหารซี่งจะควบคุมโดยการวัดผลงานที่เกิดขึ้นจริงกับแผนงานที่วางไว้ การบริหารโดยข้อยกเว้น ( Management by Exception) จะนำมาใช้ คือ ผลิงานที่เกิดขึ้นจริงไม่ว่าจะแตกต่างจากแผนในทางที่พอใจ หรือไม่พอใจ จะถูกนำมาพิจารณาหาสาเหตุเพื่อหาทางแก้ไข เช่น ข้อมูลยอดขายที่กิจการทำในปีนี้สูงกว่าเป้าหมายหรือแผนมาก อาจเป็นสาเหตุจากการจัดทำแผนการขายต่ำเกินไป หรือปริมาณการใช้วัตถุดิบในการผลิตสูงกว่ามาตรฐานมาก ซึ่งอาจเกิดจากการใช้ที่ไม่ประหยัด พนักงานฝีมือไม่ดี หรือคุณภาพของวัตถุดิบต่ำ หรือ ถ้างบประมาณการผลิตได้วางแผนการผลิตไว้ 200,000 หน่วย และในการผลิตจริง ฝ่ายผลิตก็สามารถทำการผลิตได้ 200,000 หน่วยหรือมากกว่า ก็จะแสดงว่าฝ่ายผลิตทำงานอย่างมีประสิทธิผล ส่วนการวัดประสิทธิภาพ คือ การพิจารณาการใช้ทรัพยากรว่าในการบรรลุวัตถุประสงค์นั้นมีการใช้ทรัพยากรมากหรือน้อยกว่าที่วางแผนไว้ เช่น ถ้าตามงบประมาณการผลิต 200,000 หน่วย ต้องใช้ต้นทุนการผลิต 4,000,000 บาท และถ้าในทางปฏิบัติจริง ฝ่ายผลิตได้ทำการผลิตครบ 200,000 หน่วย แต่ใช้ต้นทุนในการผลิตทั้งหมดเท่ากับ 4,050,000 บาท ก็แสดงว่าฝ่ายผลิตยังทำงานไม่มีประสิทธิภาพตามแผนที่วางไว้ เป็นต้น ดังนั้นระบบการควบคุมจึงมีความสำคัญมากและเครื่องมือที่สำคัญที่ผู้บริหารใช้ในการควบคุม คือ การรายงานผลการปฏิบัติงานควบคู่กับการออกตรวจงานภาคสนาม             จะพบว่ากระบวนการในการบริหารทั้ง 4 ขั้นตอน จำเป็นต้องมีการตัดสินใจ Decision Making) ซึ่งเป็นการหาข้อยุติโดยการตัดสินใจเลือกทางปฏิบัติที่ดีที่สุด เพื่อให้แผนงานหรือปัญหาที่เกิดขึ้นในแต่ละกระบวนการสามารถแก้ไขต่อไปได้และทันเวลา การตัดสินใจที่ดีต้องอาศัยข้อมูลที่ถูกต้องและสมเหตุสมผล รวมทั้งประสบการณ์ในการวินิจฉัยข้อมูลในแต่ละทางเลือก เทคนิคและวิธีการในการวางแผนและควบคุมของแต่ละกิจการ ก็ย่อมที่จะมีความแตกต่างกันออกไปตามลักษณะ ประเภท และขนาดของธุรกิจ องค์ประกอบดังกล่าวเป็นเรื่องที่ฝ่ายจัดการต้องดำเนินการเป็นขั้นตอน และต้องมีการประสานงานระหว่างขั้นตอนต่างๆ อย่างใกล้ชิด ดังภาพ วัตถุประสงค์เบื้องต้นของการบัญชีต้นทุน คือการคำนวณต้นทุนขายและการแสดงสินค้าคงเหลือ เพื่อจัดทำงบการเงินต่อไป ในส่วนของการบริหารจัดการสามารถจะนำข้อมูลทางด้านการบัญชีต้นทุนมาใช้ในการบริหารในเรื่องต่างๆ ได้ดังนี้ 1) การควบคุม (Control) ในการประเมินผลงานที่ปฏิบัติว่าเป็นไปตามเป้าหมายหรือไม่ ฝ่ายจัดการต้องทราบถึงข้อมูลที่แท้จริงแล้วนำมาเปรียบเทียบกับแผนงานที่วางไว้ ซึ่งอาจกำหนดในรูปของงบประมาณหรือต้นทุนมาตรฐาน หากผลที่เกิดขึ้นจริงแตกต่างจากงบประมาณหรือมาตรฐานที่กำหนดไว้ จะก่อให้เกิดผลต่างที่พอใจหรือไม่พอใจ ผลต่างดังกล่าวจะถูกนำมาวิเคราะห์เพื่อหาสาเหตุของปัญหาตลอดจนเสนอแนะวิธีการแก้ปัญหา ทั้งในระยะสั้นและระยะยาว โดยจัดทำเป็นรายงานประกอบ 2) การวางแผนกำไรและตัดสินใจ (Profit Planning and Decision Making)ข้อมูลด้านต้นทุน สามารถนำมาใช้ประโยชน์ในด้านการวางแผนกำไรและตัดสินใจ เช่น การวิเคราะห์หาจุดคุ้มทุนหรือการตัดสินใจระยะสั้นในกรณีต่างๆ ได้ เช่น การปิดโรงงานชั่วคราว การรับผลิตสินค้าในราคาต่ำกว่าต้นทุนขาย การยกเลิกสายผลิตภัณฑ์ที่ขาดทุน เป็นต้น 3) การเพิ่มประสิทธิภาพ (Maximize Efficiency) การเพิ่มประสิทธิภาพสามารถกระทำได้โดยการวัดผลการดำเนินงานตามความรับผิดชอบของแต่ละหน่วยงานได้ โดยใช้วิธีการบัญชีตามความรับผิดชอบ (Responsibility Accounting) การบัญชีต้นทุนกิจกรรม(Activity-based Costing) การบริหารคุณภาพ (Total Quality Management) เป็นต้น             4) การงบประมาณ (Budgeting) ในการจัดทำงบประมาณของธุรกิจ จำเป็นจะต้องอาศัยข้อมูลทางด้านบัญชี ซึ่งแสดงถึงผลงานในอดีตที่ผ่านมารวมทั้งการพยากรณ์ในอนาคต ฝ่ายจัดการต้องพยากรณ์รายได้หรือยอดขายเพื่อทราบถึงสัดส่วนการตลาด และนำยอดขายหรือปริมาณขายมาวางแผนการผลิต และจัดทำงบประมาณการผลิต งบประมาณลงทุน และงบประมาณดำเนินการ รวมถึงประมาณการกำไรขาดทุนและงบดุล ตลอดจนงบประมาณเงินสด เพื่อใช้เป็นแนวทางในการบริหารการเงินด้านต่าง ๆ ให้อยู่ในกรอบหรือแผนงบประมาณที่กำหนด ข้อมูลการวางแผนงบประมาณที่ดีต้องอาศัยข้อมูลที่เป็นข้อเท็จจริงในอดีต เช่น ข้อมูลด้านต้นทุนการผลิต ค่าใช้จ่ายการขาย ค่าใช้จ่ายในการบริหาร เป็นต้น